Kun myyntiä, varastoa ja asiakastietoja hoidetaan puhelimella, suurin hyöty ei synny näyttävistä lisätoiminnoista vaan siitä, että oikea tieto löytyy silloin kun sitä tarvitaan. Controle de Vendas Venda Fácil on taloudenhallintaan tarkoitettu sovellus, jonka kokonaisuus keskittyy myyntiin, varastoon, asiakkaisiin, toimittajiin, tuotteisiin, kuluihin ja talousnäkymään. Minulle sen kiinnostavin puoli on juuri tämä käytännönläheisyys: se yrittää koota pienen yrityksen tai myyntitoiminnan arjen samaan paikkaan ilman, että puhelimesta täytyy tehdä täysimittaista kirjanpitojärjestelmää.

Sovelluksen on kehittänyt Rodsoftware Desenvolvimento de Sistemas LTDA., ja se on ollut saatavilla jo pitkään. Se julkaistiin syyskuussa 2014, joten kyse ei ole aivan uudesta kokeilusta. Nykyinen versio on 128.0, ja se toimii Android-laitteilla, joissa on vähintään käyttöjärjestelmän versio 5.0. Sovellus on ilmainen, mutta Playn kautta laskutettavat sovelluksen sisäiset ostot ovat noin parista eurosta lähes yhdeksäänkymmeneen euroon. Tämä kannattaa huomioida ennen kuin rakentaa koko työnkulkunsa maksullisten toimintojen varaan.

Myyntityö alkaa puhelimessa, mutta yhteys ratkaisee paljon

Ensimmäinen asia, jonka huomaan tämän tyyppisessä sovelluksessa, on se, ettei puhelin ole vain kassapäätteen korvike. Sitä voi käyttää myös asiakkaan luona, varastossa, messupöydän takana tai silloin, kun haluaa tarkistaa tuotteen tiedot nopeasti keskustelun aikana. Venda Fácil sopii parhaiten tilanteeseen, jossa myynti syntyy liikkeellä ja tiedot halutaan kirjata heti eikä muistella illalla paperilapuilta.

Yhteydellä on tällaisessa käytössä käytännöllinen merkitys. Kun sovelluksessa käsitellään samanaikaisesti tuotteita, asiakkaita, toimittajia ja myyntitapahtumia, käyttäjän kannattaa ajatella sitä järjestelmänä, jonka ajantasaisuus riippuu normaalista verkkoympäristöstä. En lähtisi lupaamaan, että kaikki toimisi ilman internet-yhteyttä, koska sovelluksen toimintatapa ei anna siihen varmaa perustetta. Turvallisin tapa on varmistaa ennen asiakastilannetta, että puhelimella on toimiva yhteys ja että tarvittavat tuotetiedot ovat jo kunnossa.

Tämä ei tee sovelluksesta huonoa, mutta muuttaa käyttötapaa. Jos työskentelet kellarissa, syrjäisellä toripaikalla tai rakennustyömaalla, jossa yhteys katkeilee, myyntikirjausten ajoittaminen kannattaa suunnitella etukäteen. Olennaiset hinnat, tuotetiedot ja asiakasmerkinnät on järkevää tarkistaa ennen kiireistä hetkeä. Näin mahdollinen yhteysongelma ei pysäytä koko myyntikeskustelua juuri silloin, kun asiakas on valmis ostamaan.

Yksi sovellus usean irrallisen muistiinpanon sijaan

Moni pienyrittäjä aloittaa muistikirjalla, puhelimen muistiinpanoilla ja taulukolla. Se toimii hetken, mutta tuotteiden määrän kasvaessa sama tieto alkaa toistua eri paikoissa. Venda Fácilin vahvuus on siinä, että myynti, varasto ja asiakasrekisteri voidaan ajatella toisiaan tukevina osina. Kun tuotteen tiedot kirjataan huolellisesti, niitä ei tarvitse kirjoittaa jokaiseen myyntitilanteeseen uudelleen.

Minusta hyödyllinen työnkulku on tämä: lisää tuotteet ensin rauhassa, tarkista nimet ja hinnat, rakenna asiakkaat omiksi tietueikseen ja käytä vasta sen jälkeen sovellusta kiireisessä myynnissä. Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta juuri alkuvaiheen huolellisuus vaikuttaa siihen, tuntuuko sovellus myöhemmin selkeältä vai sekavalta. Jos tuotteet on nimetty eri tavoilla tai sama tavara on lisätty useaan kertaan, varaston ja myynnin seuranta menettää nopeasti arvonsa.

Toinen käytännöllinen oivallus liittyy toimittajiin. Niitä ei kannata ajatella vain ostolaskujen taustatietoina. Kun toimittajat ja tuotteet pidetään järjestyksessä, sovelluksesta voi tulla apu myös täydennysten suunnitteluun. Jos jokin tuote liikkuu nopeasti, sen toimittajan löytäminen on helpompaa kuin erillisestä viestiketjusta tai paperikansiosta. Tämä ei korvaa laajaa hankintajärjestelmää, mutta pienessä toiminnassa se voi vähentää turhaa etsimistä.

Liikkuva käyttö vaatii lyhyitä ja selkeitä rutiineja

Puhelimessa käytettävä taloussovellus on parhaimmillaan silloin, kun yksi tapahtuma voidaan kirjata heti sen tapahduttua. Esimerkiksi pienessä myyntipisteessä asiakas valitsee tuotteen, myyjä tarkistaa tiedot, kirjaa myynnin ja jatkaa seuraavaan asiakkaaseen. Jos jokainen merkintä vaatii pitkän selvittelyn, sovellus alkaa hidastaa työtä sen sijaan, että se helpottaisi sitä.

Venda Fácilin kohdalla suosittelen erottamaan kaksi käyttötilannetta. Myyntitilanteessa keskitytään mahdollisimman vähään: oikea tuote, oikea asiakas tarvittaessa ja tapahtuman kirjaaminen. Rauhallisempana hetkenä tarkistetaan kulut, tuotteiden nimet, toimittajat ja talousnäkymä. Tämä jako vähentää virheitä, koska kiireessä ei yritetä samalla siivota koko rekisteriä.

Hyvä esimerkki on pieni verkkokauppaa täydentävä kivijalkamyynti. Päivän aikana tuotteita myydään kasvokkain, mutta illalla halutaan nähdä, mitkä tuotteet vähenivät ja mihin kuluihin päivä liittyi. Sovellus voi toimia tällaisessa arjessa yhteisenä muistina. Se ei kuitenkaan poista käyttäjän vastuuta siitä, että jokainen tapahtuma kirjataan samalla tavalla. Jos osa myynneistä jää puhelimen ulkopuolelle ja osa viedään sovellukseen, näkymä ei ole enää luotettava.

Yksi vähemmän ilmeinen hyöty on se, että mobiilikäyttö pakottaa tekemään prosessista konkreettisen. Kun myynti kirjataan aina samassa paikassa, huomaa nopeasti, mitkä tuotetiedot puuttuvat tai mitkä vaiheet ovat turhia. Sovellusta kannattaa siis käyttää myös oman työskentelytavan testaamiseen. Jos samaa asiakasta tai tuotetta joutuu etsimään jatkuvasti väärillä hakusanoilla, ongelma ei välttämättä ole vain käyttöliittymässä, vaan myös tietojen rakenteessa.

Kun yhteys katkeaa tai tieto näyttää väärältä

Yhteysongelmiin kannattaa suhtautua ennakolta eikä vasta myyntitilanteessa. Jos tiedonsiirto hidastuu, ensimmäinen käytännön ratkaisu on pysähtyä ennen saman tapahtuman kirjaamista monta kertaa. Useampi painallus tai uudelleen lähettäminen voi aiheuttaa epäselvyyttä siitä, syntyikö yksi myynti vai useita. Siksi tarkistan mieluummin tilanteen rauhassa kuin yritän korjata kiireessä.

Jos sovellus ei reagoi odotetusti, kirjaan tarvittavat perustiedot väliaikaisesti erilliseen, selkeästi nimettyyn muistiin ja siirrän ne järjestelmään heti yhteyden palattua. Tämä ei ole sama asia kuin varma offline-tila, eikä sitä pidä tulkita sellaiseksi. Se on vain varautumisrutiini, jolla estetään asiakkaan, tuotteen tai summan unohtuminen. Kun merkintä on siirretty sovellukseen, väliaikainen muisti kannattaa poistaa tai merkitä käsitellyksi, jotta sama tapahtuma ei päädy järjestelmään kahdesti.

Virheiden ehkäisyssä auttaa myös päivittäinen lyhyt tarkistus. Katso päivän päätteeksi, vastaavatko myynnit suurin piirtein todellista tapahtumamäärää ja ovatko tärkeimpien tuotteiden varastot järkeviä. En käyttäisi tätä täydellisenä talousvalvontana, vaan nopeana poikkeamien etsintänä. Jos jokin näyttää oudolta, asia on helpompi selvittää samana päivänä kuin viikkojen päästä.

Myös laitteen vaihtaminen tai sovelluksen päivittäminen on hetki, johon kannattaa valmistautua. Ennen merkittäviä muutoksia varmistaisin, että tärkeät tiedot ovat tallessa sovelluksen normaalin toimintatavan mukaisesti ja että käyttäjä tietää, mitä tietoja hänen täytyy tarkistaa päivityksen jälkeen. En väitä, että jokainen päivitys aiheuttaisi ongelmia, mutta talous- ja myyntitietojen kanssa varovainen toimintatapa on järkevämpi kuin oletus siitä, että kaikki palautuu aina täsmälleen ennalleen.

Dataa säästävä käyttö ilman turhaa säätöä

Jos käytät sovellusta mobiilidatalla, yhteyden määrää voi hallita ennen kaikkea työskentelytavalla. Tuoterekisterin ja asiakastietojen jatkuva edestakainen muokkaaminen myyntitilanteessa on raskaampaa kuin se, että perustiedot valmistellaan etukäteen Wi-Fi-yhteydessä. Myyntipisteessä tehdään vain tarvittava kirjaus, ja laajempi ylläpito jätetään rauhallisempaan ajankohtaan.

Tämä on myös tietoturvan kannalta järkevää. Asiakkaiden ja talouden tietoja ei kannata käsitellä avoimessa verkossa huolimattomasti, vaikka sovelluksen käyttö itsessään olisi helppoa. Käytän mieluummin omaa mobiiliyhteyttä tai luotettavaa verkkoa ja pidän puhelimen suojauksen kunnossa. Nämä eivät ole Venda Fácilin yksittäisiä ominaisuuksia koskevia lupauksia, vaan tavallisia varotoimia, joita tämänkaltaisen sovelluksen käyttäjän kannattaa noudattaa.

Dataa säästävä työnkulku auttaa myös keskittymään. Kun tuotteet on nimetty johdonmukaisesti, hinnat tarkistettu ja asiakkaiden tiedot lisätty vain tarpeellisessa laajuudessa, sovelluksessa ei tarvitse tehdä jatkuvasti korjaavia hakuja. Käytännössä hyvä tietojen järjestys voi tuntua suuremmalta nopeusparannukselta kuin mikään yksittäinen painike.

Kannattaa lisäksi päättää etukäteen, mitä talousnäkymästä oikeasti seurataan. Jos tarkistat kaiken mahdollisen joka päivä, tärkeät poikkeamat hukkuvat helposti yksityiskohtiin. Pienessä toiminnassa voi olla hyödyllisempää seurata ensin myynnin kehitystä, kulujen kertymistä ja nopeasti väheneviä tuotteita. Kun perusrytmi toimii, näkymää voi käyttää tarkemmin päätösten tukena.

Kenelle sovellus sopii ja milloin valitsisin muun vaihtoehdon?

Minusta tämä taloussovellus sopii erityisesti pienelle myyjälle, yksinyrittäjälle tai tiimille, joka tarvitsee puhelimeen myynnin ja varaston perusrungon. Se on kiinnostava myös käyttäjälle, joka on kasvanut ulos pelkistä muistiinpanoista mutta ei vielä tarvitse raskasta toiminnanohjausjärjestelmää. Ilmainen aloitus madaltaa kokeilun kynnystä, ja PEGI 3 -ikäraja kertoo, ettei sisältö ole suunnattu vain aikuisille viihdekäytön tapaan; käytännössä sovellus on silti tarkoitettu talouden ja myynnin hallintaan.

Laaja käyttömäärä ja hyvä käyttäjäpalaute tekevät kokonaisuudesta helpommin lähestyttävän. Sovelluksella on yli satatuhatta asennusta, ja sen keskiarvo on 4,8 noin 26 tuhannen arvion perusteella. Nämä luvut eivät yksin todista, että se sopii juuri sinun yrityksellesi, mutta ne kertovat, ettei kyse ole täysin tuntemattomasta työkalusta.

Sen sijaan valitsisin toisen ratkaisun, jos tarvitset monimutkaista kirjanpitoa, laajoja integraatioita, tarkkaa käyttöoikeuksien hallintaa tai erittäin kehittynyttä raportointia. Myöskään suuri organisaatio, jossa monet työntekijät käsittelevät samaa varastoa eri paikoissa, ei välttämättä saa tästä riittävää rakennetta. Tällöin erillinen yrityksen toiminnanohjaus- tai kassajärjestelmä voi olla parempi, vaikka sen käyttöönotto olisi hitaampi ja kustannus suurempi.

Perinteiseen paperiin verrattuna Venda Fácil voittaa tiedon löydettävyydessä ja siinä, että myynti, tuotteet ja asiakkaat pysyvät samassa digitaalisessa kokonaisuudessa. Tavalliseen taulukkolaskentaan verrattuna etuna on valmiimpi myyntiin keskittyvä ajattelutapa. Toisaalta taulukko antaa usein enemmän vapautta rakentaa omia laskelmia, kun taas sovellus ohjaa käyttäjää tiettyyn rakenteeseen. Jos pidät täysin itse suunniteltavista raporteista, tämä rajaus voi tuntua rajoittavalta.

Hinta, versio ja järkevä aloitus

Sovelluksen voi aloittaa ilman ostohintaa, mutta Playn kautta laskutettavat sovelluksen sisäiset ostot vaihtelevat noin 2,19 eurosta 89,99 euroon. Ennen maksulliseen käyttöön siirtymistä selvittäisin, mikä toiminto oikeasti ratkaisee oman ongelmani. Jos tarvitset vain myyntien ja tuotteiden perustason hallintaa, kaikkia lisätoimintoja ei ole järkevää hankkia varmuuden vuoksi.

Aloittaisin pienellä testillä: lisää rajattu joukko tuotteita, yksi toimittaja ja muutama tavallinen asiakastilanne. Kirjaa myyntiä muutaman työpäivän ajan ja tarkista, löytyvätkö tiedot myöhemmin yhtä helposti kuin niiden lisääminen tuntui. Samalla kannattaa testata käyttöä sekä vakaassa Wi-Fi-verkossa että normaalissa mobiiliyhteydessä. Näin näet, sopiiko sovellus omaan liikkumiseesi ennen kuin siirrät koko rekisteriä sen varaan.

Nykyinen versio 128.0 ja vähintään Android 5.0:n vaatimus tekevät sovelluksesta teknisesti saavutettavan monille vanhemmillekin Android-laitteille. Silti käytännön kokemus riippuu puhelimen suorituskyvystä, näytön koosta ja yhteyden vakaudesta. Pienellä näytöllä pitkien tuoteluetteloiden käsittely voi olla hitaampaa kuin suuremmalla laitteella, joten kokeilu omalla puhelimella kertoo enemmän kuin pelkkä käyttöjärjestelmävaatimus.

Oma suositukseni on pitää sovelluksen käyttöönotto järjestelmällisenä: nimeä tuotteet samalla kaavalla, vältä päällekkäisiä tietueita, kirjaa myynti heti ja tarkista päivän poikkeamat. Näillä tavoilla sen vahvuudet tulevat esiin. Jos taas odotat täysin yhteydestä riippumatonta käyttöä tai yritystason taloushallintoa, kannattaa katsoa vaihtoehtoja ennen päätöstä.

Lopulta Controle de Vendas Venda Fácil on minusta käytännöllinen mobiilityökalu pienimuotoiseen myynnin ja talouden seurantaan, ei kaiken kattava yritysjärjestelmä. Sen paras käyttötilanne on selkeä: haluat vähentää paperia, pitää tuotteet ja asiakkaat järjestyksessä sekä nähdä myynnin ja kulujen kokonaisuuden puhelimella. Yhteys kannattaa ottaa osaksi suunnittelua, koska en rakentaisi työnkulkua oletetun offline-tuen varaan. Kun tämä rajoitus hyväksytään ja tiedot valmistellaan huolellisesti, sovellus voi olla yllättävän toimiva arjen apuri. Jos tarvitset enemmän kuin myynnin, varaston, asiakkaiden, toimittajien, tuotteiden, kulujen ja talouden peruskoordinaation, suurempi järjestelmä on todennäköisesti parempi sijoitus.

Kohokohdat

• Helppo käyttöliittymä nopeuttaa tuotteiden ja myyntien kirjaamista.
• Sopii pienyrityksille
• jotka tarvitsevat perustason myynninhallintaa.
• Tuotteiden ja asiakkaiden tietojen hallinta on keskitetty samaan sovellukseen.
• Myyntitietojen tarkastelu helpottaa päivittäisen toiminnan seurantaa.
• Mobiilikäyttö mahdollistaa myyntien kirjaamisen myös liikkeen ulkopuolella.

---

Rajoitukset

• Edistyneet raportit ja analytiikkatoiminnot voivat olla rajalliset.
• Sovellus ei välttämättä sovellu suurille yrityksille tai monimutkaisiin prosesseihin.
• Tietojen varmuuskopiointi- ja vientivaihtoehdot kannattaa tarkistaa etukäteen.
• Käyttö voi riippua toimivasta internet-yhteydestä tietyissä tilanteissa.
• Käyttöliittymässä saattaa olla vähän mukautusmahdollisuuksia eri toimialoille.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on Controle de Vendas Venda Fácil ja kenelle se sopii?

Controle de Vendas Venda Fácil on myynnin hallintaan tarkoitettu sovellus, jonka avulla yrittäjä tai myyntitiimi voi seurata tuotteita, asiakkaita, tilauksia ja myyntitapahtumia samassa paikassa. Se sopii erityisesti pienille yrityksille, itsenäisille myyjille ja jälleenmyyjille, jotka haluavat korvata paperiset muistiinpanot tai hajanaiset taulukot helppokäyttöisemmällä ratkaisulla.

Mitä toimintoja Controle de Vendas Venda Fácil tarjoaa?

Sovelluksen keskeisiin toimintoihin kuuluvat yleensä tuotteiden ja asiakkaiden rekisteröinti, myyntien kirjaaminen sekä myyntitietojen tarkastelu. Käyttäjä voi hyödyntää sovellusta tilausten seurantaan ja oman myyntitoiminnan järjestämiseen. Ominaisuuksien tarkka laajuus voi vaihdella version ja käyttöjärjestelmän mukaan, joten ajantasaiset tiedot kannattaa tarkistaa sovelluskaupasta ennen lataamista.

Tarvitaanko sovelluksen käyttöön internet-yhteys?

Internet-yhteyden tarve riippuu siitä, miten sovellus tallentaa ja synkronoi tietoja. Joitakin myyntitietoja voidaan ehkä syöttää ilman jatkuvaa yhteyttä, mutta tietojen varmuuskopiointi, synkronointi, päivitykset tai verkkopohjaiset ominaisuudet saattavat edellyttää internetiä. Jos työskentelet usein myymälän ulkopuolella, tarkista offline-käytön rajoitukset ennen käyttöönottoa.

Onko Controle de Vendas Venda Fácil ilmainen käyttää?

Sovelluksen hinnoittelu voi perustua ilmaiseen perusversioon, maksullisiin lisäominaisuuksiin tai tilaukseen. Mahdolliset mainokset, käyttörajat ja sovelluksen sisäiset ostot kannattaa tarkistaa Google Playsta tai App Storesta ennen lataamista. Erityisesti yrityskäytössä on hyvä selvittää, sisältyvätkö kaikki tarvittavat raportointi-, tallennus- ja asiakashallintaominaisuudet ilmaiseen versioon.

Miten sovellus käsittelee myynti- ja asiakastietojen yksityisyyttä?

Koska sovellukseen voidaan tallentaa asiakkaiden nimiä, yhteystietoja, tuotteita ja maksuihin liittyviä tietoja, tietosuojaan kannattaa kiinnittää huomiota. Tutustu kehittäjän tietosuojakäytäntöön, käyttöoikeuksiin ja siihen, tallennetaanko tiedot laitteelle vai pilvipalveluun. Älä syötä arkaluonteisia tietoja ennen kuin olet varmistanut, miten niitä suojataan, varmuuskopioidaan ja mahdollisesti jaetaan.

Saatavilla muilla kielillä

Controle de Vendas Venda Fácil [NO]